秘書朋友在工作中是不是會(huì)有可能接到一些出乎意料的電話，如一位怒氣沖沖的同事或者不知所云的人打來的電話，為了公司的形象，也為了體現(xiàn)自己良好的素養(yǎng)，這些情況要求我們采取最佳的處理方案，合理合情解決問題。下面所提及的便是應(yīng)付這類電話的技巧。
1、當(dāng)你難以及時(shí)回答對(duì)方時(shí)
無論你接電話前精力如何集中，總有些時(shí)候，當(dāng)你拿起電話時(shí)，即發(fā)現(xiàn)總有這樣或那樣的原因讓你需要更長一點(diǎn)的時(shí)間向?qū)Ψ阶鞒鲇行У拇饛?fù)。在這種情況下，你可以使用下列權(quán)宜之詞，以幫助自己贏得時(shí)間，你可以說：
“對(duì)不起，另一部電話響了，請(qǐng)您稍等，我馬上就回來！
“對(duì)不起，有人正等著和我通話，等一會(huì)兒我再給你打過去好嗎？”
“對(duì)不起，碰巧這時(shí)有人來找我，我一會(huì)給您打過去好嗎？”
“您能給我點(diǎn)兒時(shí)間去查查資料嗎？”
“我認(rèn)為這件事很重要，讓我仔細(xì)考慮一下再答復(fù)你！
“對(duì)于這件事我有許多想法，我能過一會(huì)兒再打電話跟您討論嗎？”
“很抱歉現(xiàn)在我很忙，我知道這件事對(duì)您非常重要。明天下午四點(diǎn)您有空嗎？那時(shí)我再跟您詳談好嗎？”
“這個(gè)消息我并不知道，我能落實(shí)一下，明天再給您打電話嗎？”
“很榮幸能為您服務(wù)，我能在星期五約個(gè)時(shí)間，再打電話給您談這件事嗎？”……
但必須注意：你不能總是重復(fù)使用這些說法，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人明白這些托辭的用意。當(dāng)然，當(dāng)你讓他人等到最后時(shí)，你應(yīng)首先表示感謝。但有些時(shí)候，你不一定非要如此，而可以換一種方式。如，你可以說：“真不巧，我不得不辦完這些事！蹦闵踔吝可以更加坦率——“我知道這是一件非常重要的事，但我的確不能立即做出答復(fù)！痹谟行┣闆r下，如果你的答復(fù)過于迅速，不會(huì)讓對(duì)方誤認(rèn)為你并沒有經(jīng)過慎重考慮。你寧可多花十五分鐘、一天或者更長的時(shí)間去嚴(yán)肅、仔細(xì)的思考，然后在打電話向?qū)Ψ阶鞒龃饛?fù)。
2、當(dāng)你接到一些令人困惑的電話時(shí)
有時(shí)，我們可能遇到這樣的情況：你接到一個(gè)電話卻不明白對(duì)方在說些什么？或者使用一些你并不理解的詞語和表達(dá)方式，或者要求你回答問題，承擔(dān)自己并不知道的責(zé)任。盡管對(duì)于對(duì)方所說的你一無所知，但你卻并不甘于承認(rèn)自己的無知，不甘于因此而占下風(fēng)。
面對(duì)這些情況，你也有很多辦法。其一就是言辭模棱兩可。比如，你可以說：
“您能再解釋得更清楚一點(diǎn)嗎？我不太明白您用這個(gè)詞表達(dá)的意思！
“您所指出的那個(gè)細(xì)節(jié)我并不完全清楚，我可以再查一查后回復(fù)您！