宴會(huì)的設(shè)計(jì)是指酒店宴會(huì)部在受理客人的宴會(huì)預(yù)定到宴會(huì)結(jié)束全過(guò)程中組織管理的內(nèi)容和程序，在計(jì)劃組織環(huán)節(jié)中,根據(jù)宴會(huì)規(guī)格要求，編制一份宴會(huì)組織實(shí)施計(jì)劃的書面資料。
宴會(huì)部必須嚴(yán)格執(zhí)行宴會(huì)的活動(dòng)計(jì)劃，這是為了確保宴會(huì)的質(zhì)量--企業(yè)的生命。從宴會(huì)的程序分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段和結(jié)束階段，這三個(gè)階段又可細(xì)分為受理預(yù)定--計(jì)劃組織--執(zhí)行準(zhǔn)備--全部檢查--宴前接待--開宴服務(wù)--結(jié)帳送客--整理結(jié)束等幾個(gè)環(huán)節(jié)。
接受宴會(huì)預(yù)定時(shí)，應(yīng)根據(jù)宴會(huì)的人數(shù)、要求、標(biāo)準(zhǔn)為宴會(huì)作好準(zhǔn)備工作、準(zhǔn)備工作應(yīng)以宴會(huì)通知單和工作程序的形式通知有關(guān)部門。對(duì)于大型宴會(huì)和高規(guī)格宴會(huì)，在宴會(huì)前應(yīng)召集所有的宴會(huì)服務(wù)人員和廚師長(zhǎng)開會(huì)，介紹宴會(huì)程序，安排任務(wù)，使所有工作人員都了解情況，特殊菜肴的制作過(guò)程和上菜技藝，這樣，可以防止宴會(huì)服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會(huì)能有條不紊地進(jìn)行。各項(xiàng)工作準(zhǔn)備好后，宴會(huì)經(jīng)理應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)工作仔細(xì)地進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，使整個(gè)宴會(huì)舉行做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，各就各位。
在客人預(yù)餐的同時(shí)，向顧客了解所有同宴會(huì)有關(guān)的要求，如舉行宴會(huì)的日期、參加宴會(huì)的人數(shù)、宴會(huì)的形式、每人消費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)以及所需提供的額外服務(wù)和物品、客人口味有什么特殊要求等，如果客人已決定預(yù)訂，可將這些信息直接記入宴會(huì)登記本，這樣可以防止與其它宴會(huì)重疊。宴會(huì)登記本上應(yīng)把所有預(yù)訂好的宴會(huì)和此有關(guān)的事項(xiàng)記錄下來(lái)，如宴會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)等，必須有專人組織和布置這些事項(xiàng)，對(duì)未定下來(lái)的宴會(huì)，要與舉辦者保持聯(lián)系，以求得最終的確定。對(duì)已定宴會(huì)的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時(shí)了解人數(shù)，日期的變更等信息，如果客人取消預(yù)訂，則應(yīng)和藹地了解取消的原因。
對(duì)于大型宴會(huì)和高檔次宴會(huì)，必須與客戶簽定合同，合同中要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，所有經(jīng)雙方同意的特殊要求的項(xiàng)目亦要記入合同，簽完合同后，通常應(yīng)收取一定比例的預(yù)付金，假如舉辦者臨時(shí)取消宴會(huì)，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預(yù)付金或部分預(yù)付金還與客人，收取預(yù)付金及退回預(yù)付金的數(shù)目各餐廳是不同的，一般由餐廳根據(jù)情況而定。
在簽置合同后，就應(yīng)當(dāng)畫出宴會(huì)的場(chǎng)地安排圖，這一般是對(duì)大型宴會(huì)而言，這些安排圖應(yīng)送至到有關(guān)部門并對(duì)用戶出宴會(huì)通知單，宴會(huì)通知單也稱為工作指令，宴會(huì)單是根據(jù)合同制定的，是指食品飲料和安排員工工作的依據(jù)，有些規(guī)定很細(xì)的合同復(fù)印件可作為宴會(huì)單使用，但應(yīng)將價(jià)格抹去。
宴會(huì)開始前，客房與餐廳應(yīng)確定宴會(huì)的所有細(xì)節(jié)安排，以使雙方滿意，購(gòu)買好所有原料。
客人開始進(jìn)餐后，應(yīng)通知廚房，以便安排熱炒烹調(diào)及時(shí)上桌，上菜應(yīng)按照菜單的順序一道道上，對(duì)于大型宴會(huì)，上菜的時(shí)間要聽從宴會(huì)經(jīng)理流一安排，以免錯(cuò)上、漏上或造成各桌進(jìn)餐速度不一致的現(xiàn)象，上菜的速度與節(jié)奏須掌握好，如太快會(huì)顯得倉(cāng)促忙亂，客人享受不到品嘗的樂(lè)趣，太慢了則可能使宴會(huì)出現(xiàn)中斷，造成尷尬的局面，每上一道菜都應(yīng)向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可以簡(jiǎn)單介紹與地方名菜相關(guān)的民間故事。有些特殊的菜應(yīng)介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉(zhuǎn)臺(tái)上展示菜的造型，使客人能領(lǐng)略到菜的色、香、味形態(tài)，邊介紹邊轉(zhuǎn)圈、轉(zhuǎn)臺(tái)，讓所有客人均看清楚。
宴會(huì)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營(yíng)者與顧客之間感情，為進(jìn)一步的合作奠定基礎(chǔ)。一個(gè)負(fù)反饋可指出需要改進(jìn)的地方，正反饋將增強(qiáng)餐廳的信心，宴會(huì)部門所做的每月宴會(huì)詳細(xì)業(yè)務(wù)表是一種有效的工具，它將有助于分析宴會(huì)的收入和成本，使今后的宴會(huì)預(yù)算有一個(gè)數(shù)字依據(jù)。
最后要建立客源形式檔案系統(tǒng)，可以為今后的業(yè)務(wù)提供歷史資料，如某些企業(yè)的周年慶典日、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)生日等，這樣推銷人員便可有目的地進(jìn)行推銷。
宴會(huì)反映了特殊的市場(chǎng)需要，宴會(huì)的銷售往往帶來(lái)較高的利潤(rùn)，從而提高了企業(yè)的效益，如果宴會(huì)的推銷業(yè)務(wù)較多，則需要設(shè)置專門的宴會(huì)經(jīng)理來(lái)完成此項(xiàng)工作，宴會(huì)管理人員應(yīng)具備有關(guān)的食品服務(wù)管理，技術(shù)的全面知識(shí)能成功地籌辦一個(gè)宴會(huì)，主要表現(xiàn)三個(gè)方面：經(jīng)營(yíng)的財(cái)務(wù)控制、員工的組織以及在已定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)下安排好合適菜單制作和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。事先精心計(jì)劃和預(yù)測(cè)，對(duì)可能發(fā)生的問(wèn)題做到心中有數(shù)，這是宴會(huì)成功的關(guān)鍵，宴會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)將所有需檢查問(wèn)題以表格形式列出，然后按表逐項(xiàng)檢查，將所有疵漏都在萌芽狀態(tài)時(shí)處理好，并要將宴會(huì)程序中所有的細(xì)節(jié)告訴員工，因?yàn)榇蠹倚闹杏袛?shù)比一人心中有數(shù)要好。