采購人員在采購時應(yīng)首先與供應(yīng)商對商品的質(zhì)量達(dá)成互相同意的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在可能的情況下，對一引起產(chǎn)品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運(yùn)輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應(yīng)要求退貨或退款。
（1） 包裝：
包裝可分為兩種"內(nèi)包裝"（PACKAGING），及"外包裝"（PACKING）。內(nèi)包裝是用來保護(hù)、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運(yùn)輸過程的保護(hù)。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅(jiān)固，倉儲運(yùn)輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅(jiān)固，則供應(yīng)商成本增加，采購價格勢必偏高，導(dǎo)致商品的價格缺乏競爭力。
設(shè)計(jì)良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉(zhuǎn)，采購人員應(yīng)說服供應(yīng)商在這方面向好的企業(yè)學(xué)習(xí)，并加以改進(jìn)，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項(xiàng)目時，應(yīng)先了解超市的政策，進(jìn)而與供應(yīng)商協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應(yīng)草率訂貨。
（2） 價格：
除了質(zhì)量與包裝之外，價格是所有采購事項(xiàng)中最重要的項(xiàng)目。我們在客戶心目中的形象就?quot;高質(zhì)量低價格"，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進(jìn)價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應(yīng)向該供應(yīng)商采購。
在采購之前，采購人員應(yīng)事先調(diào)查市場價格，不可憑供應(yīng)商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應(yīng)參考類似商品的市價。
在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應(yīng)商產(chǎn)品經(jīng)超市銷售的好處。
此外，公平而合理的價格，還可通過單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行采購或由數(shù)家供應(yīng)商競標(biāo)的方式來取得。單獨(dú)與供應(yīng)商進(jìn)行采購進(jìn)，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應(yīng)商進(jìn)行競標(biāo)時，采購人員應(yīng)選擇兩、三家較低標(biāo)的供應(yīng)商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標(biāo)方式時，采購人員切勿認(rèn)為，能提供最低價格的供應(yīng)商即為最好的供應(yīng)商。我們必須綜合徇一個供應(yīng)商其送貨、售后服務(wù)、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產(chǎn)廠商與我們合作，因?yàn)橥ǔＶ圃焐掏ǔＴ诋a(chǎn)品質(zhì)量、貨源保證、售后服務(wù)、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費(fèi)用支持。
總而言之，價格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項(xiàng)目，但愈是困難的項(xiàng)目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應(yīng)體會認(rèn)識這一點(diǎn)，并運(yùn)用各種采購技巧去達(dá)成這項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
（3） 訂購量：
在超市分店數(shù)仍少的時候，訂購量往往很難令供應(yīng)商滿意，所以在采購時，應(yīng)盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數(shù)量，如果因此而導(dǎo)致采購陷入僵局時，應(yīng)轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目上。
在沒有把握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應(yīng)訂購供應(yīng)商希望的數(shù)量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達(dá)成，以及造成資金的積壓及空間的浪費(fèi)。
但采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一個合理的最小訂貨金額或數(shù)量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數(shù)量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運(yùn)用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應(yīng)商頻繁送貨，會增加供應(yīng)商的成本。進(jìn)而導(dǎo)致超市的價格無優(yōu)勢。相反，如果最小訂貨數(shù)量或金額太高，則會造成超市庫存過高，導(dǎo)致壓倉、滯銷、削價求售等風(fēng)險。
（4） 折扣（讓利）：
折扣通常有新產(chǎn)品引進(jìn)折扣、數(shù)量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供應(yīng)商可能會由全無折扣做為采購的起點(diǎn)，有經(jīng)驗(yàn)的采購人員會引述各種形態(tài)折扣，要求供應(yīng)商讓步。
采購人員應(yīng)向供應(yīng)商說明超市的部份顧客?quot;專業(yè)客戶"，換名話說專業(yè)客戶都是很會精打細(xì)算的，若供應(yīng)商的折扣數(shù)無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應(yīng)商訂貨，這一關(guān)系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要向該供應(yīng)商采購。
（5） 付款天數(shù)（帳期）：
超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關(guān)，通常經(jīng)銷的商品采取"貨到的XX到"的方式結(jié)款，代銷、聯(lián)營的商品采取"月結(jié)XX天"的方式付款（詳細(xì)請參考供應(yīng)商手冊"超市的采購方式"一節(jié)）。
付款天數(shù)（帳期）與采購價格息息相關(guān)，在國內(nèi)一般供應(yīng)商的付款天數(shù)（帳期）是月結(jié)30~90天左右，視不同的商品周轉(zhuǎn)率和產(chǎn)品的市場占有率而定。對于超市而言，我們通常要求"一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上"，"百貨類商品的帳期在貨到60天以上"。而且由于超市衽每月統(tǒng)一付款，供應(yīng)商實(shí)際收到貨款的時間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員會對此進(jìn)行計(jì)算，故身為采購人員不可不知？偠灾，采購人員應(yīng)計(jì)算對超市最有利的付款天數(shù)（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應(yīng)商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現(xiàn)金或預(yù)付款，但這全憑采購人員的經(jīng)驗(yàn)與說服力。
在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應(yīng)商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因?yàn)橐话銍鴥?nèi)的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應(yīng)商財(cái)務(wù)調(diào)節(jié)器度的困難。
對于新進(jìn)供應(yīng)商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應(yīng)商詳細(xì)新聞記者超市"供應(yīng)商手冊"有關(guān)付款部分的內(nèi)容，并對超市的付款流程詳細(xì)予以說明。在以往的經(jīng)驗(yàn)中，由于超市采用了國際上先進(jìn)的商業(yè)運(yùn)作模式，與國內(nèi)傳統(tǒng)的商業(yè)作業(yè)模式有很大的區(qū)別，一些供應(yīng)商（尤其是內(nèi)陸城市的供應(yīng)商）對此相當(dāng)陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導(dǎo)致供應(yīng)商付款不及時，影響超市與供應(yīng)商之間的配合與合作。
（6） 交貨期：
一般而言，交貨期愈短愈好，因?yàn)榻回浧诙，則訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商商分批送貨，減少庫存的壓力。
由于超市電腦計(jì)算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員應(yīng)設(shè)法與供應(yīng)商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實(shí)際上壓短交貨期，將會降低供應(yīng)商商品的質(zhì)量，同時也會增加供應(yīng)商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務(wù)水平。故采購人員應(yīng)隨時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)善，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應(yīng)商的交貨期為2~3天，外埠供應(yīng)商的交貨期為7~10天。
（7） 送貨條件：
超市系超大型的自選式的超市，商品的進(jìn)出量極大，若供應(yīng)商無法在送貨作業(yè)上與超市密切配合，將嚴(yán)懲影響超市的運(yùn)作。送貨條件包括：按指定日期及時間送貨、免費(fèi)送貨到指定地點(diǎn)、負(fù)責(zé)裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內(nèi)碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若采購在采購時，對供應(yīng)商沒有提出要求，則有些供應(yīng)商人員將會經(jīng)常出錯，對超市的運(yùn)作影響其他大。對于經(jīng)常出錯的低應(yīng)商，建議采取一些必要的警告或罰款措施。
。8） 售后服務(wù)保證：
對于需要售后維修的家電或電子產(chǎn)品，采購人員就要求供需尖商提供免費(fèi)的1~3年的售后服務(wù)，并將保修卡放置在包裝盒內(nèi)，保修卡應(yīng)標(biāo)明本商圈內(nèi)的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發(fā)生更換，供應(yīng)商應(yīng)于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關(guān)的退換貨處人員及樓面主客。
走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務(wù)也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。
。9） 退換貨
超市有限公司大部份商品采取經(jīng)銷形式，即買斷經(jīng)營，理論上不應(yīng)該豐在退貨的問題但在實(shí)際運(yùn)作中，由于供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員的誤導(dǎo)，形勢估計(jì)過于樂觀等因素，造成買進(jìn)的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠(yuǎn)見的供應(yīng)商銷售業(yè)務(wù)人員，應(yīng)主動解決超市相關(guān)業(yè)務(wù)人員的困擾。如果供需尖商的業(yè)務(wù)人員不積極配合，超市面上不會繼續(xù)與其合作的。因?yàn)橥ǔＧ闆r下，供應(yīng)商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。
。10） 促銷活動：
"超市快訊"是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常我們"超市快訊"所選擇的品項(xiàng)都是一些暢銷的、高回轉(zhuǎn)的、大品牌子的民生消費(fèi)品（詳細(xì)請參考"超市快訊"一節(jié)）。在采購員人員采購中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達(dá)到30000~50000份，直接郵寄到公司的目標(biāo)顧客群中，影響力極大，對提高供應(yīng)商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔(dān)心快訊價格會擾亂其市場價格體的供應(yīng)商，超市采購人員則應(yīng)強(qiáng)調(diào)超市歡是衽會員帛的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取"非會員顧客不得購買"或采取"會員價與百會員價"方法，甚至可采取"每卡限購"、"印花限購"等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。在促銷商品的價格采購中，采購人員必須了解一般供應(yīng)商的營銷費(fèi)用預(yù)算通常占營業(yè)額的10~25%，供應(yīng)商不難由此預(yù)算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應(yīng)商在"超市快訊"促銷期間愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產(chǎn)品知名度，采購人員應(yīng)了解供應(yīng)商的需求與目的。
超市與供應(yīng)商之間的促銷活動多種多樣，例如降價、地堆、端架、搭贈、抽獎、文藝表演等等（具體請參考"超市促銷范例"一節(jié)）。采購人員應(yīng)將20%的時間放在與供應(yīng)商洽談促銷活動上，以提升彼此的銷售業(yè)績。