商品采購是指為保證銷售需要，通過等價交換方式取商品資源的一系列活動，包括：確定需求、發(fā)掘貨源、選擇供應商、交易條件的談判、簽發(fā)購貨合同、督促供應商、處理糾紛等。這一切都是由連鎖企業(yè)的商品采購部來完成的。

　　一、采購部組織結構的確定

　　連鎖企業(yè)依規(guī)模不同可考慮確定不同的采購部組織結構。如小規(guī)模連鎖企業(yè)，采購及配送規(guī)模均不大，作業(yè)程序亦比較簡單，可由采購經(jīng)理同若干采購員協(xié)同完成。一般來說，較大規(guī)模的連鎖企業(yè)采購部內(nèi)分設不同的專項職能部門：一是按商品類別分設各類商品的采購人員。二是新產(chǎn)品開發(fā)部門，職能是開發(fā)和引進新產(chǎn)品。三是采購委員會，裁決商品采購的重大事宜，其成員由各部門選擇，以便在采購中吸納各部門的意見。四是存貨管制及商品配送。

　　二、商品采購制度的選擇

　　連鎖企業(yè)的采購制度一般可分為中央采購、授權采購及有限授權采購。其中中央采購即統(tǒng)一采購的應占采購商品總量的70％以上，其余部分可由門店自行采購，以保持其靈活性和各自的特色。

　　中央采購的商品，可先運至配送中心，再由配送中心按時按量發(fā)送門店，或就近由廠家直接送往商店。中央采購可以以量制價，壓低進貨價格，還可以降低購貨成本，減少費用開支，從而實現(xiàn)規(guī)模效益。目前，國內(nèi)連鎖企業(yè)應努力完善管理，提高共同采購的比率。當然，適當?shù)亟o門店一定的自采權也是必要的，如鮮活食品、區(qū)域特色商品等，但必須嚴格控制其范圍，有的商品可提供供貨商目錄供門店選擇。

　　在選擇采購制度的時候，要注意以下幾個要點：

　　1、堅定不移地采用中央采購制，如連鎖公司剛組建，中央采購總部還一時無法正常運轉時，必須規(guī)定中央采購總部正常運轉的時間表。

　　2、對連鎖店總部授權的采購制度的選擇，一般規(guī)定只有在中央采購總部正在籌建之中無法正常運轉時，門店可自行采購，但要有一個終止的時間表，并且與中央采購總部正常運轉的時間表相一致。

　　3、連鎖店總部有限授權的采購制度，如無特殊需要，一般不予選擇。不能迫于下屬們要求自行采購權下放的壓力，而無原則地做比例性的有限下放。

　　三、商品采購管理的主要工作

　　商品采購是銷售實現(xiàn)的前提，其管理工作包括：

　　1、數(shù)據(jù)管理：測定各商品的銷售量及銷售金額，并區(qū)分暢銷品與滯銷品；計算商品周轉率，周轉率二平均銷售額÷平均存貨額，平均存貨額=(期初存貨額+期末存貨額)÷2；計算交叉比率，交叉比率二周轉率X毛利率，通常以每月或每季為計算期。

　　2、調(diào)查與分析：研究商品的市場價格走勢及供求狀況；價格及成本分析；開拓新貨源，開發(fā)新產(chǎn)品；自制、定牌監(jiān)制或買人的決斷；總代理、總經(jīng)銷業(yè)務的可行性分析；競爭對手貨源及渠道調(diào)查與分析、店鋪別、商品別、供貨商別排行榜分析。

　　3、采購業(yè)務：查核門店申購單；發(fā)出或征集報價單；分析報價；選擇供貨商，決定采購量、交貨期、運輸方式、合約種類及細則；采購業(yè)務監(jiān)控；收貨及查核；查檢發(fā)票及批準付款給保險公司或供貨商索賠。

　　4、存貨管理：存貨分類；決定各類商品的最高存貨量、最低存貨量及安全存量；建立存貨目錄；處理過量及有問題存貨。

　　5、品質管理：定期與不定期檢查配送中心及門店商品的質量，向有關人員介紹商品知識，協(xié)同做好商品管理工作。

　　6、滯銷品淘汰。

　　7、新產(chǎn)品開發(fā)。

　　8、廠商管理。

　　9、制定標準及考核：制定及補充采購手冊；協(xié)助有關部門對采購業(yè)績及采購人員進行考評。

　　10、向高層決策部門匯報等。