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采購管理之采購新手一定要了解的三個流程

[日期:2008-10-08 ] 來源:互聯(lián)網(wǎng)  作者:佚名
 新手采購人員,剛進公司最主要的是要了解三個流程:

一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程

任何涉及到采購的公司,其部門相對來說都比較完善,如果貴公司有ISO質(zhì)量體系,那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統(tǒng)學習和了解,這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇,對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務知識,更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關(guān)知識。

我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動:即涉及到業(yè)務部、技術(shù)部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程,基本上是這樣運作的。

首先業(yè)務部接單(或公司下單),生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購部共同確定各自負責的相關(guān)資料,如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期,技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗,采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認好了后,還要反饋至業(yè)務或公司,由相關(guān)人員進行審核成本及相關(guān)的時間,并與客戶取得聯(lián)系(或公司相關(guān)負責人員),獲得確認后,迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認資料進行計劃安排并執(zhí)行。

二、采購作業(yè)流程

在物料采購活動中,采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程,進行合格供應商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報價信息,然后采購人員進行比價和議價,并最終確定物料供應商,傳遞采購訂單合同。采購人員根據(jù)即定的合同要求對供應商進行跟蹤,保證保質(zhì)保量按時將物料供應到位。供應商按指定倉位將物料運送至物料部后,物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進行進料檢驗(小公司由采購人員進行檢驗),或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)采購人員發(fā)出進料檢驗通知。質(zhì)檢部對進料檢驗后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至采購人員,采購人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關(guān)的供應商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項進行評價并在各供應商檔案留檔,以備后查及對供應商的定期評審篩選。

三、個人崗位作業(yè)流程

通常情況下,新人到了新崗位后,要對本部門或公司的運作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的,基本上也只是了解個大概的流程,所進行的工作任務主要是一些簡單的事務。那么針對這些簡單的事務處理,通常情況下一個公司或部門都有其內(nèi)部日常事務的處理流程,個人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后,就可以根據(jù)工作內(nèi)容設計其流程。

那么個人作業(yè)流程如何設計呢?

既然是一個正常運作的公司,其事務流程都有一套即定的或默認的程序。這就要求新人到新崗位工作后,必須多問、多看、多想。

多問:每接到一個新的工作任務后,你要問按什么樣的流程操作,可以參考哪些案例或即定程序,需要與哪些部門或單位聯(lián)系,需要使用到哪些表格或文件,需要向哪些人匯報溝通協(xié)調(diào)。

多看:工作間隙,可以看一下別的同事,有沒有和你工作內(nèi)容類似的,如果有那么他們是按什么樣的流程工作的;自己業(yè)務稍熟悉后,也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內(nèi)容,他們的工作內(nèi)容是如何進行的。這樣就可以通過同事,及一些經(jīng)驗豐富的工作人員身上學習到更多知識。

多想:做任何工作,都要想為什么這樣做,有沒有更簡便的方法,這樣才能不斷提出創(chuàng)新,現(xiàn)在市場競爭環(huán)境下,具有創(chuàng)新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。

還有最重要的一點就是:對物料一定要深入地了解,性能、質(zhì)量、成本等很關(guān)鍵,我僅按一般流程給各位采購新手以指導參考,其他對物料要求、檢測事項還是希望能有專業(yè)人士來補充一下,以充實采購作業(yè)指導。
錄入:mp031

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