隨著國內(nèi)連鎖零售店的不斷發(fā)展，企業(yè)關(guān)于門店的日常經(jīng)營和采購管理的要求程度是越來越高。隨著新的商品的斷更替，連鎖零售企業(yè)需要接連不斷的訂貨，，收貨，存儲，配送等。為了便于門店控制進貨、銷貨與存貨的管理，連鎖企業(yè)已經(jīng)都在采用計算機來輔助管理，如實的匯總統(tǒng)計實時的銷售數(shù)據(jù)，這種系統(tǒng)我們常稱之為POS系統(tǒng)，英文全稱是point of sales，中文譯名為銷售信息管理系統(tǒng)。它是基于計算機網(wǎng)絡(luò)，采用電子收款機，具有實現(xiàn)收款、商品數(shù)據(jù)采集的商品管理系統(tǒng)。
通暢情況下，零售企業(yè)的管理者可以通過超市門店前臺的計算機系統(tǒng)實時數(shù)據(jù)，隨時了解各大中小類商品，甚至每一種單品的銷售情形，隨時確保安全存量，不會錯失商機；另一方面也可以看出哪些東西暢銷，哪些東西滯銷，以便做出最正確的商品調(diào)整，更詳細(xì)的可以知道同一種商品到底什么尺寸、什么顏色賣得比較好，都一目了然。對于大型零售業(yè)者而言，POS系統(tǒng)已經(jīng)成為了不可或缺的得力助手了。
在最初的國內(nèi)的超市，商品的條碼率不足60％，大部分商品都需要門店二次貼店內(nèi)條碼進行銷售，而現(xiàn)在超市的商品條形碼化水平已經(jīng)大大提高，但是我們會發(fā)現(xiàn)，僅僅有效的使用POS所得到的銷售資料是不夠的，還要配合另一個系統(tǒng)，叫做OTB系統(tǒng)，所謂OTB，原文是指Open-to-Buy，中文譯為采購的限額或者采購計劃系統(tǒng)，其定義是在給定時期（國外通是一個月）內(nèi)計劃采購額與采購員承諾購買款項之間的差額，它代表采購員留待當(dāng)月購買的數(shù)量，并且隨每次購買的數(shù)量的上升而下降。如果要想要適度規(guī)劃采購金額，連鎖零售企業(yè)在面對商品的過程時就只好用猜了，換言之，OTB可以根據(jù)預(yù)估營業(yè)額和資金以及商品的周轉(zhuǎn)率，幫助任何規(guī)模的零售業(yè)者預(yù)測未來12個月中，每項商品的每月計劃。透過OTB 業(yè)者可以輕易得到最重要的管理信息，適時掌握所有商品的正確庫存數(shù)量，避免因為庫存過大，周轉(zhuǎn)率太低而造成損失。
OTB計劃的好處是將日常的采購計劃變得更加有章可循，排除了采購下達訂單的盲目和混亂，剔除了數(shù)量過大過多的現(xiàn)象，有效的減少門店的降價行為，進一步保障了連鎖零售企業(yè)的盈利水平，使零售企業(yè)獲得更多的利益。
如此說來到底應(yīng)該采用POS還是OTB呢？根據(jù)專家的建議是，如果想把管理工作做好，不妨同時使用POS與OTB，透過POS的數(shù)據(jù)可以充實OTB，進而嚴(yán)密控制進出貨，提高貨品與現(xiàn)金的流通速度。
OTB計劃的制定
那么，我們應(yīng)當(dāng)怎么制定自己的OTB計劃呢？
首先，企業(yè)要做好自己企業(yè)的商品需求的預(yù)測和預(yù)算，這個主要是對于和門店的金額的控制。整個OTB計劃的核心其實就是對于金額的控制。如何使企業(yè)的采購成本有效，高效。而對于采購金額的控制就意味著要計劃和監(jiān)控整個零售企業(yè)的存貨的投資。這一點在目前的有些省份的大型連鎖企業(yè)已經(jīng)在進行計劃使用，因為一個成熟的連鎖零售企業(yè)的采購系統(tǒng)將會逐步擺脫商品的代銷制度，逐步延邊為商品的帳期模式。這樣的方式不僅有利于零售企業(yè)對于自己的庫存的合理調(diào)配，更有利于供應(yīng)商的生產(chǎn)水平的提高。連鎖零售企業(yè)在制定OTB計劃的步驟是這樣的（如圖3）：
在我們?nèi)粘５倪B鎖零售管理中管理控制單位（control units）中可以分為常分為部門，大類，中分類，小分類四個級別。設(shè)定控制單位將關(guān)系到自己將來管理的精細(xì)化程度，例如：如果我們在日常管理中只是知道某一個部門的銷售額比去年同時期上升了20％，但是不知道某些中分類或者小分類的情況的變化，那樣將對于我們的日常的品類管理會產(chǎn)生一些麻煩，尤其是一些商品品種比較多的門店，分析銷售數(shù)據(jù)更是一個相對比較困難的事情。但是我們也應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的門店和企業(yè)的自身實力來決定企業(yè)的控制單位。例如，一家連鎖零售企業(yè)擁有100家門店，他的管理控制單位是到中分類，而自己的中分類共有100個，那么它每個OTB的計劃周期將要處理100×100即10000張計劃，這個數(shù)據(jù)量對于一般的連鎖零售企業(yè)是沒有辦法完成了，這也就形成了原本是為了管理方便，反而將自己的日常管理困在了數(shù)據(jù)之中，豈不舍本求末了，所以這一個步驟將會影響到我們的OTB的工作量。在美國，最廣泛的世界分類只是劃分到部門，但是根據(jù)目前的國內(nèi)連鎖零售行業(yè)的發(fā)展情況和計算機軟件和硬件行業(yè)的發(fā)展，建議能管理到中分類，這樣就可以是企業(yè)的管理者評價每一個中分類商品或者員業(yè)績情況。
在明確了自己企業(yè)的管理控制單位之后，零售企業(yè)的工作是制定銷售預(yù)測（sales forecasting）。銷售預(yù)測的管理范圍包括了整個連鎖零售企業(yè)，各個商品部門以及商品類別。在任何商業(yè)財務(wù)計劃程序中最重要的步驟應(yīng)是精確的銷售預(yù)測，因其對后繼步驟的影響，對未來銷售的錯誤估計會導(dǎo)致整個過程發(fā)生偏差。大型零售公司范圍和部門范圍的銷售額通暢使用統(tǒng)計進行預(yù)測，包括趨勢分析法，時間序列分析法，以及多元回歸分析法，而通暢的小型零售企業(yè)很少采用這些技術(shù)，他們更多的依賴猜測估計，即基于經(jīng)驗的推測。為了制定合理準(zhǔn)確的OTB計劃，獲得更準(zhǔn)確的銷售估計值，有些企業(yè)會使用月銷售指數(shù)（monthly sales index），他的計算方式如下：