信息系統(tǒng)一旦發(fā)生負(fù)庫(kù)存現(xiàn)象，將會(huì)對(duì)門(mén)店的日常經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)極大的障礙。對(duì)于負(fù)庫(kù)存問(wèn)題,零售企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日常經(jīng)營(yíng)管理中嚴(yán)加防范，防患于未然，進(jìn)而使信息系統(tǒng)所統(tǒng)計(jì)匯總的數(shù)據(jù)起到真正的經(jīng)營(yíng)和管理作用。

　　系統(tǒng)出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存的原因，可大致分為三類:

■信息滯后型

　　1、 無(wú)訂單收貨

　　門(mén)店在驗(yàn)收某些緊急驗(yàn)收的商品時(shí)，沒(méi)有收到訂單，同時(shí)系統(tǒng)也不支持無(wú)訂單驗(yàn)收商品，就會(huì)出現(xiàn)商品已經(jīng)在門(mén)店先上架銷售，而系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)沒(méi)有入賬現(xiàn)象。

　　有兩種措施可以解決此問(wèn)題：（1）系統(tǒng)支持門(mén)店的收貨部接受緊急訂單的商品；（2）采購(gòu)部在第一時(shí)間及時(shí)補(bǔ)下商品的訂單，以保證門(mén)店的商品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。

　�。�、 庫(kù)存調(diào)整單錄入延遲

　　門(mén)店的商品盤(pán)點(diǎn)或者報(bào)損工作需要調(diào)整商品庫(kù)存，而由于種種原因，商品庫(kù)存調(diào)整信息沒(méi)有錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)庫(kù)存將會(huì)一直維持不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。對(duì)于這些需要的庫(kù)存調(diào)整商品，應(yīng)要求門(mén)店系統(tǒng)和工作人員都要及時(shí)錄入并在系統(tǒng)中反映出系統(tǒng)庫(kù)存信息的變動(dòng)。

　�。�、 系統(tǒng)故障

　　連鎖零售企業(yè)的信息系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)故障，導(dǎo)致信息中心日結(jié)不成功，那么當(dāng)日的商品銷售信息不能進(jìn)入系統(tǒng)，也會(huì)發(fā)生此種現(xiàn)象。

■突發(fā)異常型

　　1、 遺漏粘貼店內(nèi)碼錯(cuò)誤

　　連鎖門(mén)店有些商品需要粘貼店內(nèi)條碼，如果因工作失誤沒(méi)有粘貼條碼就進(jìn)入賣場(chǎng)銷售，就會(huì)出現(xiàn)銷售前臺(tái)的POS收款機(jī)按照原商品的條形碼進(jìn)行銷售，發(fā)生原商品檔案商品成為負(fù)庫(kù)存，而應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)碼的商品未銷售。

　　避免此類事情發(fā)生的措施是：（1）門(mén)店收貨部或者其他驗(yàn)收貨人員在驗(yàn)收供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)粘貼店內(nèi)條碼的商品時(shí)，必須在已經(jīng)正確粘貼了店內(nèi)條碼后驗(yàn)收商品，嚴(yán)禁沒(méi)有粘貼商品條碼的商品直接驗(yàn)收入庫(kù)的現(xiàn)象；（2）對(duì)于門(mén)店自營(yíng)或者需要二次組合銷售包裝的商品，貼碼工作可以放在配送中心出庫(kù)前做好，做到不貼條碼不出庫(kù)；（3）對(duì)于大型綜合超市有商品滯貨區(qū)的門(mén)店，可以在收貨部單獨(dú)設(shè)置貼碼區(qū)，并在堆放的商品上明示需要貼碼，在正確粘貼了商品條碼后方能進(jìn)場(chǎng)。

　　2、 秤重條碼有誤

　　通常大型連鎖門(mén)店的經(jīng)營(yíng)范圍包括散裝商品或其他生鮮的秤重商品，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)秤重商品PLU編號(hào)混亂或者重碼的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致商品的系統(tǒng)信息與電子秤信息不符合，導(dǎo)致秤重商品銷售混亂，商品庫(kù)存出現(xiàn)差異。另外，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)電子秤工作人員錄錯(cuò)商品PLU編號(hào)的現(xiàn)象，導(dǎo)致稱重商品銷售出錯(cuò)，而通常情況下，這種錯(cuò)誤在收銀臺(tái)掃描時(shí)也很難發(fā)現(xiàn)，于是便出現(xiàn)了負(fù)庫(kù)存。

　　這種情況的解決辦法是：首先必須從源頭加以杜絕，采購(gòu)人員在樣品資料登錄時(shí)就要綜合檢查，而在門(mén)店必須通過(guò)對(duì)錯(cuò)碼、重碼商品匯總、記錄、并進(jìn)行標(biāo)識(shí)、上報(bào)信息部門(mén)進(jìn)行資料變更或修改。最好是將商場(chǎng)現(xiàn)存錯(cuò)碼、重碼商品匯總成清單交收銀員與陳列人員各一份便于提醒。而由于秤重商品的條碼輸入人員粗心大意或未按工作流程操作所致的現(xiàn)象，建議對(duì)電子稱操作人員實(shí)施定時(shí)責(zé)任分工，對(duì)可以推測(cè)屬于該類責(zé)任問(wèn)題時(shí)必須實(shí)施明確的處罰。通過(guò)“報(bào)表查詢”中的“銷售流水清單”可以確認(rèn)出發(fā)生負(fù)庫(kù)存單品的時(shí)間、收銀員工號(hào)或稱重時(shí)間從而找出該時(shí)間的電子稱操作人員，確認(rèn)出責(zé)任人后按照造成每個(gè)單品一級(jí)處理的原則，并負(fù)責(zé)因此造成的銷售虧損金額，實(shí)踐證明通過(guò)如此操作可以大大加強(qiáng)電子秤操作人員的責(zé)任心和準(zhǔn)確率。

　　3、組合銷售產(chǎn)品

　　零售企業(yè)經(jīng)常會(huì)為了促銷商品而將一些商品組合銷售或者捆綁銷售，例如買A商品送B商品，3個(gè)C商品的特價(jià)包裝。這些商品在進(jìn)入賣場(chǎng)銷售時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)分拆的現(xiàn)象，即被當(dāng)作拆零銷售。如買奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店內(nèi)的商品，前臺(tái)將奶粉和奶瓶當(dāng)兩個(gè)商品掃碼，也就會(huì)發(fā)生奶瓶的負(fù)庫(kù)存。

　　對(duì)于此類事件的解決措施是：（1）每天早上收銀員應(yīng)當(dāng)先熟悉門(mén)店所出售的促銷商品的情況，以減少此類事情的發(fā)生幾率；（2）各個(gè)商品部門(mén)應(yīng)當(dāng)在此類商品上架前，及時(shí)通知門(mén)店的收銀員，以便減少錯(cuò)誤；（3）對(duì)于捆綁銷售的商品實(shí)行單獨(dú)貼店內(nèi)碼銷售的方式，并將原有不用的條碼用空白條碼紙粘貼覆蓋，從而解決這一問(wèn)題。

　　4、不同規(guī)格的商品銷售混亂

　　門(mén)店的商品有些是單個(gè)銷售的，有些是整箱銷售的。通常情況下，對(duì)于這兩種規(guī)格的商品認(rèn)為是兩個(gè)商品，這一點(diǎn)是因?yàn)檎滗N售的商品條碼與單個(gè)銷售的商品條碼是一致的。但是，當(dāng)某一個(gè)規(guī)格的商品銷售斷貨時(shí)，另一商品庫(kù)存經(jīng)常會(huì)被分拆或者組合為另一種商品銷售。

　　一般對(duì)于這一部分商品的處理方式是：明確界定兩種商品的庫(kù)存存放標(biāo)志，不至于庫(kù)存商品混亂。一旦發(fā)現(xiàn)一種商品斷貨即撤銷原商品的陳列位，注明已經(jīng)缺貨，并告知門(mén)店?duì)I運(yùn)人員缺貨情況，同時(shí)從另外一種商品的庫(kù)存做商品庫(kù)存的調(diào)整轉(zhuǎn)移，作為另外一種商品的補(bǔ)充，進(jìn)而保證商品的庫(kù)存準(zhǔn)確性。

　　還有一個(gè)監(jiān)督商品規(guī)格的方法是對(duì)門(mén)店的組合銷售商品進(jìn)行匯總記錄，并定期核對(duì)系統(tǒng)與實(shí)物庫(kù)存，及時(shí)進(jìn)行修正，對(duì)商品的銷售規(guī)格進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期檢查，及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)庫(kù)存信息，重視驗(yàn)收環(huán)節(jié)，如果商品包裝規(guī)格不符，則不能驗(yàn)收入庫(kù)。

　　5、驗(yàn)收錯(cuò)誤

　　有時(shí)，配送中心或供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)由于商品細(xì)小的區(qū)別誤將單據(jù)開(kāi)錯(cuò)，而門(mén)店在驗(yàn)收時(shí)也沒(méi)有驗(yàn)收出來(lái)，這樣入錯(cuò)庫(kù)，從而導(dǎo)致負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生。另外也會(huì)有商品原始包裝出現(xiàn)錯(cuò)誤，將多個(gè)不同的商品裝入一個(gè)包裝箱內(nèi)，在配送中心驗(yàn)收及門(mén)店驗(yàn)收時(shí)均未發(fā)現(xiàn)，從而入庫(kù)出現(xiàn)庫(kù)存不準(zhǔn)，便發(fā)生了負(fù)庫(kù)存。這種由于收貨部或者驗(yàn)收貨人員在收貨時(shí)候發(fā)生錯(cuò)誤，將商品實(shí)收數(shù)量填錯(cuò)，導(dǎo)致門(mén)店庫(kù)存與實(shí)際不符，這樣也會(huì)影響門(mén)店的正常庫(kù)存。

　　對(duì)于這種問(wèn)題的解決方法是：（1）在收貨時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于驗(yàn)收貨的二次驗(yàn)收管理，驗(yàn)收人員在拆箱上貨時(shí)還要注意箱內(nèi)是否完全是一種商品，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的應(yīng)立即核對(duì)系統(tǒng)，盡量杜絕此類事件的發(fā)生;（2）訂貨下訂單時(shí)，需要參考營(yíng)業(yè)現(xiàn)場(chǎng)的信息反饋和后臺(tái)的電腦庫(kù)存門(mén)店的兩方面結(jié)果，以避免重復(fù)要貨或長(zhǎng)期斷貨的現(xiàn)象發(fā)生;（3）一旦發(fā)現(xiàn)商品庫(kù)存出現(xiàn)重大差異，須組織商品的《驗(yàn)收入庫(kù)單》上的實(shí)際驗(yàn)收人、審核人、供應(yīng)商當(dāng)事人核對(duì)實(shí)際商品庫(kù)存，嚴(yán)格追查差異問(wèn)題，提高商品的驗(yàn)收準(zhǔn)確性。

　　6、 收銀錯(cuò)誤

　　收銀臺(tái)掃碼錯(cuò)誤或手輸條碼時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，也會(huì)將商品錯(cuò)誤的售出，有時(shí)會(huì)因?yàn)闂l碼掃描器的識(shí)別錯(cuò)誤或者商品包裝的條碼不規(guī)范，而導(dǎo)致款臺(tái)的收款錯(cuò)誤。避免這種情況發(fā)生的方法是:對(duì)收銀員要嚴(yán)格培訓(xùn)，盡量掃描錄入商品信息，當(dāng)存在商品條碼掃描困難的時(shí)候，一定要確認(rèn)商品錄入無(wú)誤，同時(shí)也要通過(guò)一些監(jiān)控設(shè)備保證監(jiān)督收銀員的商品收款工作的正確和準(zhǔn)確性。

　　7、 收貨部退貨或者返廠錯(cuò)誤

　　連鎖門(mén)店的某些商品或配送中心退貨給供應(yīng)商時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)商品退貨有誤，尤其是一些殘損商品由于管理不善，已無(wú)法判斷商品的屬性，導(dǎo)致商品的退換貨錯(cuò)誤，商品返廠單的數(shù)量填寫(xiě)有誤，進(jìn)而影響到商品的系統(tǒng)庫(kù)存的準(zhǔn)確性。

　　對(duì)于這一方面，我們要求退換貨商品要妥善保管，準(zhǔn)確記錄，驗(yàn)收出庫(kù)的時(shí)候要有多人檢查，以免出錯(cuò)。

　　8、客服換貨出錯(cuò)

　　由于大部分商品退換貨是由門(mén)店前臺(tái)的顧客服務(wù)部負(fù)責(zé)退換貨，而顧客服務(wù)部對(duì)于商品不是很熟悉，出現(xiàn)退換的商品錯(cuò)退或錯(cuò)換，就必然會(huì)影響到商品庫(kù)存的準(zhǔn)確性。有些門(mén)店在顧客退換貨時(shí)會(huì)出現(xiàn)退貨的是A商品結(jié)果系統(tǒng)錄入退貨B商品，這種情況一般是因?yàn)樯唐返匿N售小票丟失，門(mén)店判斷商品不準(zhǔn)確導(dǎo)致的。對(duì)于這種情況，一般門(mén)店要求的是退換商品必須持有商品銷售小票，同時(shí)還需要門(mén)店的所在柜組負(fù)責(zé)人確認(rèn)商品之后辦理商品的退換貨作業(yè)，以避免商品的退換貨錯(cuò)誤。

　　9、盜竊行為

　　顧客圖小利，調(diào)換價(jià)格不同的商品外包裝，就會(huì)使價(jià)格高的商品的庫(kù)存虛增，而價(jià)格低的商品的電腦庫(kù)存減少，進(jìn)而導(dǎo)致商品庫(kù)存有誤，這種情況一般我們要求前臺(tái)的收款人員對(duì)于箱裝商品或者牙膏、禮盒等商品的內(nèi)外包裝進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)于個(gè)別價(jià)格昂貴的商品采用單獨(dú)開(kāi)票，單獨(dú)結(jié)算的方式進(jìn)行，以避免商品的丟失和商品的包裝偷換。

　　10、 盤(pán)點(diǎn)失誤

　　盤(pán)點(diǎn)中將單品庫(kù)存漏盤(pán)或錯(cuò)盤(pán)，致使單品賬面庫(kù)存與實(shí)際不符，這樣，商品繼續(xù)銷售就可能產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存現(xiàn)象。所以，對(duì)于商品庫(kù)存信息調(diào)整類型單據(jù)需要進(jìn)行二次的復(fù)核，在確認(rèn)商品庫(kù)存信息的問(wèn)題后進(jìn)行調(diào)整。

■系統(tǒng)核算攤銷型

　　在日常的業(yè)務(wù)管理操作中，有一些業(yè)務(wù)規(guī)則和系統(tǒng)核算攤銷的方式也是導(dǎo)致商品系統(tǒng)負(fù)庫(kù)存出現(xiàn)的原因的來(lái)源，雖然這種情況通常不會(huì)影響到門(mén)店的正常營(yíng)運(yùn)和日常管理，但仍需要注意和防范。