本文主要針對有一定應用規(guī)模的書店，應用規(guī)模較小的企業(yè)期望值和復雜度都大為降低，文中有關論述不一定適用。
一、信息系統(tǒng)的風險成本
我們把書店信息系統(tǒng)在整個應用周期中的所有顯性和隱性支出，稱為“總體擁有成本”(TCO)，它代表著書店在信息化過程中支付的代價？傮w擁有成本由以下三個方面組成：
購置成本：購買軟硬件的費用
養(yǎng)護成本：信息部門人工成本、軟件公司咨詢實施費用、軟硬件升級維護費用
風險成本：磨合期經營損失、因產品或服務問題影響正常營業(yè)的機會風險、軟件應用水平不適應企業(yè)發(fā)展狀態(tài)而帶來的隱性機會損失
多數書店經理通常只考慮購置成本，較少考慮養(yǎng)護成本，而對風險成本則極少會去考慮。實際上，風險成本一旦發(fā)生，大多要遠遠高于購置成本和養(yǎng)護成本，導致書店近期或遠期的經濟損失，甚至嚴重影響書店的發(fā)展。書店在考慮信息系統(tǒng)的效益時，一定要對風險成本給予充分的關注。
影響信息系統(tǒng)風險成本的因素很多，其中最主要的是：領導觀念和態(tài)度、信息部門負責人水平、軟件供應商素質。
二、書店領導要轉變觀念
1.從生存戰(zhàn)略角度理解信息系統(tǒng)
當前，圖書行業(yè)面臨一個洗牌前的混亂過程。一方面，原有的主渠道、民營渠道力量在積極地尋求擴張;另一方面，大量行業(yè)外資金不斷進入書業(yè)。這些多頭的擴容為書業(yè)帶來泡沫增量，當這些增量超出行業(yè)容量，就會出現(xiàn)漸進或劇烈的洗牌，甚至有可能出現(xiàn)書業(yè)的第二次整體滑波。
在一次行業(yè)洗牌之后，大批經營粗放、沒有獨特優(yōu)勢的企業(yè)將消失;一批有雄厚實力的企業(yè)會進一步壯大，取得更多的優(yōu)勢;剩下的企業(yè)則在大企業(yè)的間隙中，以特色書店或社區(qū)書店形式生存下來。
生存下來的企業(yè)無論規(guī)模大小，在未來的競爭環(huán)境中，都將把精細管理作為必要的生存手段。對多數圖書企業(yè)來說，以下三點將被視為精細管理的核心：對現(xiàn)金流的監(jiān)控管理，對供應鏈的開發(fā)利用，對客戶資源的規(guī)劃挖掘。這些經營核心不可能脫離信息系統(tǒng)的支持。
從生存戰(zhàn)略的角度理解信息系統(tǒng)，書店領導就很容易意識到，發(fā)展對信息系統(tǒng)的使用能力，是企業(yè)未來生存和發(fā)展的基本保障;也就很容易認識到，從現(xiàn)在開始就把發(fā)展信息系統(tǒng)能力納入企業(yè)的核心戰(zhàn)略，培養(yǎng)能夠可靠操縱信息系統(tǒng)的負責人，建立適應信息系統(tǒng)規(guī)范要求的運作機制，是多么重要和迫切。
從某種意義來說，書店信息系統(tǒng)的最大風險成本，不在于現(xiàn)在的機會損失，而在于落后于行業(yè)之后的未來機會損失。這種損失可能是無法追回和彌補的。
2.親自參與信息系統(tǒng)建設
信息系統(tǒng)應用出現(xiàn)的大多數問題，歸根到底是管理問題和人員問題。書店領導人有必要將它作為與業(yè)務知識、財務知識、稅務知識同等的管理基本功來對待。領導需要親自過問的不是技術層面和操作層面的東西，而是管理層面、人力資源層面的內容。
人們常說信息系統(tǒng)是“一把手工程”，書店領導不應將信息系統(tǒng)的管理責任簡單地托付給軟件公司、信息部門負責人或其他不能對此企業(yè)負完整責任的人。書店領導對信息系統(tǒng)建設積極過問或親自參與，是應用比較成功的書店的普遍特征。
三、提高信息部門負責人的定位
1.信息部門的人工費用是最重要的養(yǎng)護成本
在買汽車的時候，很多人會認識到養(yǎng)車很費錢，汽油、停車、保險、保養(yǎng)，每年累計都是不小的費用，買車絕不能只考慮車價本身。在買軟件的時候，很多經理都沒有意識到電腦系統(tǒng)也是要“養(yǎng)”的。養(yǎng)護投入過低，正是很多書店電腦應用不太成功的主要原因。當選定軟件供應商、選定軟件之后，書店最需要落實的就是規(guī)劃適當的養(yǎng)護成本。
信息系統(tǒng)的養(yǎng)護成本中，最重要的是信息部門的人工費用，這個費用往往標示著信息化部門負責人的素質。如果信息化部門負責人缺乏足夠的素質，應用失敗的風險就會增大。
2.給予信息部門負責人中層干部以上定位
信息系統(tǒng)的正常運行需要書店各個部門規(guī)范運作，這就對信息部門負責人的協(xié)調能力提出了要求。如果信息部門無力推動和約束其他部門，就很容易出現(xiàn)“體外循環(huán)”的情況，系統(tǒng)失敗的風險自然會很高。
書店有必要對信息部門負責人給予中層干部以上的定位，一方面要通過適當的待遇吸引和留住符合這個崗位素質要求的人才，另一方面要給予適當的權威和責任。當配備適當的人才，并使之能夠充分發(fā)揮作用，書店信息系統(tǒng)的應用水平就會得到大幅度提高，風險成本發(fā)生的機會也會大大減少。
3.加強對信息部門負責人的業(yè)務培訓和管理培訓
98年時我們曾總結出16句“用戶成功應用口訣”，其中頭兩句是“資深業(yè)務能協(xié)調，選作電腦負責人”，從這幾年的實踐來看，能夠實現(xiàn)的機會很少。因為發(fā)展較快的書店普遍缺乏中層干部，資深業(yè)務往往都承擔著重要的崗位，業(yè)務工作緊張繁忙。因此很多書店的信息部門負責人都是業(yè)務新手，在管理技能、人際關系、業(yè)務知識等方面，存在較大的缺陷。
在這種情況下，對現(xiàn)有信息部門負責人加強業(yè)務培訓和管理培訓，就成為降低應用風險的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應該創(chuàng)造機會讓有關人員參加內外部的培訓或實踐，提高其業(yè)務知識和管理技能，加深其對信息系統(tǒng)各環(huán)節(jié)業(yè)務本質的理解，加強其組織協(xié)調能力。