購、銷、運、存是超市企業(yè)營運過程中的四大基本環(huán)節(jié),而其中采購環(huán)節(jié)處于舉足輕重的地位。采購是超市銷售商品的前提和基礎,決定著商品流通費用的高低、商品售價的高低、購買數(shù)量的高低以及經(jīng)營效益的高低。
中小超市采購三原則
常言道;經(jīng)商,經(jīng)商,進貨第一樁。采購是超市企業(yè)進行商品銷售、物流配送和實現(xiàn)盈利的前提。超市營運的牲要求超市企業(yè)必須是先進貨而后才能為消費者提供售貨服務。毋庸置疑,售貨是超市經(jīng)營的核心目的,為達成這一目的,超市的采購部門就必須在“買貨”上下一番功夫。采購數(shù)量不當、商品品質參差、成本價格過高都會阻礙商品的正常銷售,即使質量好、價格低,如果數(shù)量不當或儲存過多也都有可能造成資金占壓和商品的滯銷。超市離開了科學合理的采購,正如油燈離開了燃料一樣,在一定意義上講,銷售是燈,采購是油,一天不亮,就要加油。那么,這“油”應該怎么個加法呢?總體而言,有以下六個原則供中小超市企業(yè)在實施采購計劃時參考。
(一) 采購服務銷售
“買貨”的直接目的就是為了“賣貨”。采購過程中,最基本的原則就是要讓采購行為時時刻刻為市場銷售服務。有道是,賣什么,買什么;賣多少,買多少。買進來的貨要保證能夠賣得出去,才是買手能耐大小的表現(xiàn)。在超市經(jīng)營過程中,經(jīng)常會發(fā)生進銷失調(diào)、商品脫銷或是積壓之類的情況,要避免進銷脫節(jié)、貨不對路、供不及時之類的情況發(fā)生,就必須要使采購為銷售服務。
(二) 采購結合銷售
在超市企業(yè)統(tǒng)一的運籌指導下,將采購和銷售有機結合起來,不僅可以減小資金流動、降低采購風險,而且能夠提高采購效率、減少采購成本。采購結合銷售,使中小超市在采購時很奏效的招數(shù),如果運用得好,就是實現(xiàn)“勤進快銷”的預期效果。一方面,企業(yè)的決策層應根據(jù)超市、商品、交通運輸條件、供應商所處區(qū)域以及采購的方式和銷售任務的大小等情況,綜合考慮采購進貨的批量和批次,找準經(jīng)濟效益的最佳結合點;另一方面,具體的采購行為要做到在圈短的周期內(nèi),實現(xiàn)小批量、多品種、低價格、高品質的采購要求,做到數(shù)量和時間的統(tǒng)一、周期和批量的統(tǒng)一。
(三) 采購促進銷售
靈活的采購策略往往能夠促進、帶動商品在超市賣場的銷售。所以,在實際的采購過程中,超市買手要靈活多變、隨機應變,通過不同的渠道通路,增加商品的寬度和廣度,促進商品在當?shù)氐匿N售。
除此以外,商品的采購還要從超市全局出發(fā),整體考慮、統(tǒng)籌安排。
成功采購的九步策略
采購不僅是購、銷、運、存四環(huán)節(jié)中最重要的五一節(jié),同時也是最為復雜繁瑣的環(huán)節(jié),其中,不僅涉及的商品品種繁多,而且牽扯的金額也很大,稍有不慎就可能給企業(yè)帶來無可挽回的損失。下面的九步策略,可以助超市采購逐漸走向成功。
(一) 明確采購目標
明白為什么采購是成功的第一步。一般來講,超市企業(yè)的商品采購可以分為常規(guī)采購、大規(guī)模促銷采購、特色商品采購、應急性商品采購等幾種情況。采購目標受市場環(huán)境、賣場銷售、促銷企劃、季節(jié)變化等多因素影響,由超市企業(yè)的經(jīng)營范圍、品種構成和銷售需要直接決定采購目標。根據(jù)不同時期、不同競爭環(huán)境、不同需求導向的不同需要,超市可能只經(jīng)營某些類別的商品,或是在不同類別的商品中,不同品種、不同價格、不同式樣、不同型號、不同品牌的商品要在采購中占有不同的比重。確定采購的目標,不僅是明確要采購哪些商品,還要采購數(shù)量、采購時間以及其他的各種特殊要求。
(二) 接受采購任務
采購部從決策層、商品部、倉儲部等相關部門接受一定時期內(nèi)的商品采購任務,采購部根據(jù)部門人員分工,將不同的商品采購任務逐一分派到采購員工的手中,按照采購要求,接受采購單,一次商品采購任務開始了。
(三) 甄選采購渠道
隨著快速消費品生產(chǎn)制造工業(yè)的不斷發(fā)展,可選擇的采購渠道越來越多,從哪個供應商處采購商品,是決定采購任務完成質量前提。一般來說 ,超市企業(yè)對不同商品的采購都已經(jīng)擁有了相對固定的采購渠道。
(四) 采購業(yè)務談判
超市企業(yè)的采購人員同供應商進行談判,一般依照超市企業(yè)制定的商品采購計劃、商品促銷計劃以及供應商文件作為談判依據(jù)。采購業(yè)務談判的主要內(nèi)容包括八個方面:
1.與商品本身相關的(如商品的質量、品種、規(guī)格、包裝等);
2.與采購數(shù)量相關的(采購的總量、批量等);
3.與交貨條件相關的(如交貨時間、交貨頻率、交貨地點、最高與最低送貨量、保質期、驗收方式等);
4.與退貨條件相關的(如退貨條件、退貨時間、退貨地點、退貨方式、退貨數(shù)量、退貨費用分攤等);
5.與促銷相關的(促銷保證、促銷組織配合、促銷費用承擔等);
6.與價格及折扣相關的(如價格折扣、單次訂貨數(shù)量折扣、累次進貨數(shù)量折扣、年底退傭、不退貨折扣、買斷折扣、提前付款折扣等);
7.與付款條件相關的(如付款期限、付款方式等);
8.與售后相關的(如售后服務的保證、保換、保退、保修、安裝等)
(五) 采購環(huán)節(jié)控制
作為商品流通企業(yè),管理好采購環(huán)節(jié)是實現(xiàn)經(jīng)營計劃目標的重要手段,管理好采購環(huán)節(jié)就等于控制住了商品流通的起點和源頭。采購計劃是達到經(jīng)營目標的依據(jù),因此在采購計劃的制定中要控制好經(jīng)營目標什、市場份額值和盈利值、盈利率等各個方面。一方面,采購計劃的制定要細分落實到商品的小分類,對一些特別重要的商品甚至要落實到品牌商品的計劃采購量,采購計劃要細分到小分類,其意圖就是控制好商品的結要構,使之更符合目標顧客的需求;另一方面,采購計劃的小分類細分也是對采購業(yè)務售貨員業(yè)務活動給也了一個范圍和制約。如果把促銷計劃作為采購計劃的一部份,那么就要要求在與供應商簽訂年度采購合同之前,要求供應商提供下一年度的產(chǎn)品的促銷動員、促銷組合。還必須認識到在制定采購計劃時把要求供應商提供下一個年度新產(chǎn)品上市計劃和上市促銷方案,作為制定新產(chǎn)品開發(fā)計劃的一部份。
(六) 督導供應過程
督導供應過程就要要求采購售貨員深入商品的供貨企業(yè)中,協(xié)助、督導企業(yè)做好交貨前的準備工作。
(七) 進行貨款交易
超市采購部門在收到供應商的交貨清單或者是發(fā)票之后,即可通知質檢部門和倉管做好準備接貨。如果經(jīng)過質檢和核對無誤后,采購部則可以通知財務部門予以結清貨款,或是按照與供應商的約定,按期結算。
(八) 交驗采購商品
所采購的商品到達超市之后,質檢部門還要及時組織驗收理貨工作。商品的接收工作一般有倉庫部門負責,商品檢驗符合要求,倉庫則可以及時組織商品入庫。
(九) 完成采購過程
至此,采購活動基本上已經(jīng)成功完成了,作為采購部門和采購人員,還不要好飄揚處理和賬款的處理等收尾工作。
采購管理,比采購更重要的環(huán)節(jié)
上文已經(jīng)提到,任何商品的采購都要經(jīng)歷一個繁雜的過程。也正是因為過程的繁雜,筆者才會說采購過程的管理,是一個比采購更重要的環(huán)節(jié)。因為,現(xiàn)在很多超市企業(yè)的商品問題和財務問題出在了采購的環(huán)節(jié)上面。
采購過程的管理,包括對采購班子和采購人員的管理,對編制采購計劃和實施采購計劃的管理,同時還包括對商品交貨日期和商品品質檢驗的管理等多個方面。常聽到老總們抱怨現(xiàn)在的商品采購“很亂”,其實,商品采購的本身并不雜亂,起哄的多是直接負責商品采購的員工,他們往往為了自己的利益而不異在商品品質、商品數(shù)量或者商品價格上做文章。因此,采購重在采購的管理尤其是對采購售貨員管理。采購,往往不是外亂,而是內(nèi)亂!