崗位規(guī)范之酒店行政事務(wù)管理篇
| [日期：2008-11-06 ] |
來(lái)源：互聯(lián)網(wǎng) 作者：佚名 |
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（一）復(fù)印機(jī)使用規(guī)定
1. 復(fù)印文件資料要辦理登記手續(xù)，詳細(xì)填寫(xiě)復(fù)印時(shí)間、保密等級(jí)、份數(shù)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)簽字后送行政辦文員復(fù)。
2. 為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天下午五時(shí)關(guān)機(jī)；
3. 不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
4. 復(fù)印機(jī)由行政辦專(zhuān)人保管使用，其他人員未經(jīng)允許不得自行開(kāi)機(jī)；
（二）傳真機(jī)使用規(guī)定
1. 服務(wù)對(duì)象：總公司領(lǐng)導(dǎo)或有傳真機(jī)的各子公司的職能部門(mén)；
2. 服務(wù)內(nèi)容：發(fā)送按規(guī)定簽署的各類(lèi)電文、傳真函件；為總公司的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)遞送收文、 收電；
3. 發(fā)電手續(xù)：發(fā)送前填寫(xiě)“發(fā)電記錄單”，重要文件須部門(mén)經(jīng)理或負(fù)責(zé)人簽字，方可
發(fā)出。
（三）公司打印工作制度
1. 公司名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要通知、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定以及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍。
2. 由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)擬訂、編寫(xiě)的帶有全局性指導(dǎo)意義的月（季）生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期公司內(nèi)部工作安排以及重要專(zhuān)題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。
3. 不需上報(bào)的各部門(mén)的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非公司活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍。
4. 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁(yè)附上“發(fā)文單”經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)有關(guān)部門(mén)審核修改、統(tǒng)一編號(hào)，有關(guān)部門(mén)會(huì)簽，分管的部門(mén)經(jīng)理或負(fù)責(zé)人簽發(fā)，方能交付打印。
5. 打字員要愛(ài)護(hù)復(fù)印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。
6. 凡是以公司名義上報(bào)下發(fā)的文件材料（見(jiàn)第1條范圍）分別由兩辦（集團(tuán)公司行政辦公室，集團(tuán)公司董事長(zhǎng)助理辦公室）或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，由文員負(fù)責(zé)復(fù)印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由兩辦文員上報(bào)下發(fā)。以部門(mén)名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)、復(fù)印、發(fā)送。
7. 兩辦秘書(shū)對(duì)文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。
8. 復(fù)印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，復(fù)印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，復(fù)印底板和廢頁(yè)、余頁(yè)應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀。
文書(shū)管理制度
（一）公司機(jī)要文書(shū)管理規(guī)定
本規(guī)定是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。
本規(guī)定的修改與廢止，由集團(tuán)公司會(huì)議提議，集團(tuán)公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。
規(guī)定中所稱(chēng)機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng)，凡符合下列條款之一者均屬于此。
1. 關(guān)于集團(tuán)公司的重要政策或計(jì)劃；
2. 關(guān)于人事問(wèn)題；
3. 關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng)；
4. 契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)；
5. 規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。
機(jī)要文件及其處理可分為以下三種：
4. 草擬公文，首頁(yè)要使用公司規(guī)定的發(fā)文稿紙和內(nèi)部公文稿紙，草擬公文應(yīng)注意：
（1） 情況要明確，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，書(shū)寫(xiě)要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅要簡(jiǎn)短，要實(shí)事求是，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，摒棄套話(huà)、空話(huà)。
（2） 人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年月，不要用前年、上月等字樣，年份應(yīng)寫(xiě)全。
（3） 公文中的數(shù)字除發(fā)文字號(hào)外、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)
2. 市內(nèi)差旅費(fèi)
員工在市內(nèi)聯(lián)系業(yè)務(wù)，公司無(wú)配給車(chē)輛，車(chē)隊(duì)又無(wú)法安排車(chē)輛的，原則上僅可乘坐大、中巴，遇特殊情況需乘坐的士的，需先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意。憑乘坐的車(chē)票列明去向、公干事由，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，憑單據(jù)報(bào)銷(xiāo)。
3. 交際應(yīng)酬費(fèi)
1) 公司對(duì)外接待工作，應(yīng)盡量安排在國(guó)際會(huì)議中心大酒點(diǎn)，各相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)予以簽單報(bào)銷(xiāo)，遇特殊情況，超過(guò)授權(quán)接待標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)事先報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2) 對(duì)因?qū)嶋H情況確實(shí)無(wú)法在國(guó)際會(huì)議中心大酒店予以接待的，應(yīng)在餐費(fèi)憑據(jù)注明原因，并報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
（三）借款審批程序
1. 出差人員借款，必須先到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取“借款申請(qǐng)單”，填好該憑證后，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理同意后才予借支。前次借款未報(bào)銷(xiāo)的，不得再借款。
2. 每次借款金額不應(yīng)超過(guò)2000元，如遇特殊情況需超過(guò)該數(shù)額的，需寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)交集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可辦理。
（四）固定資產(chǎn)管理辦法
1. 本辦法管理范圍亦指資產(chǎn)負(fù)債表上所列屬于固定資產(chǎn)科目的財(cái)產(chǎn)。
2. 單位價(jià)值在一萬(wàn)元以上、耐用年限兩年以上的屬固定資產(chǎn)，列入資產(chǎn)固負(fù)債表
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